Mit itsystems elektronisch signieren

Der Basler SharePoint-Experte itsystems bietet mit seinen MatchPoint-Produkten neu auch die Möglichkeit, Dokumente rechtsverbindlich elektronisch zu signieren.

Die validierte Signatur wird als «grafisches Erscheinungsbild» in das jeweilige Dokument eingefügt

Das neue Angebot umfasst die Integration des Java-basierten «Sign Live! Signature Servers» in SharePoint und entstand itsystems zufolge in Kooperation mit CABEReT Solutions und intarsys. Wie die Basler versprechen, erfüllt das Produkt den höchsten Sicherheitsstandard für qualifizierte elektronische Signaturen in Übereinstimmung mit den gesetztlichen Richtlinien. Es ermöglicht unter anderem Mehrfachunterschriften, Massenverarbeitung von Dokumenten und den mobilen Einsatz von Zertifikaten über Kartenlesegeräte und USB-Token.

Der «Sign Live! Signature Server» wird laut itsystems in Kombination mit einem Signatur-Applet eingesetzt, das einen Zugriff per Browser ermöglicht. MatchPoint zeige bei der Anmeldung an, ob und wie viele Dokumente zur Unterschrift für die berechtigte Person vorliegen. Das Applet für die elektronische Signatur ist über MatchPoint in die SharePoint-Plattform eingebettet, wo die Dokumente in einer zuvor definierten Bibliothek abgelegt werden können, erklärt itsystems. Nach Durchsicht der Unterlagen könne die zuständige Person auswählen, ob sie alle oder nur einzelne Dokumente abzeichnen möchte. Eine Voransicht der Dokumente vor der Signatur sei ebenfalls möglich. Mittels Eingabemaske wird das jeweilige Dokument an den Signaturserver weiterleitet. Gemäss den gesetzlichen Vorgaben erfolgt dann eine Prüfung durch eine Zertifizierungsstelle, eine sogenannte Trusted Authority, erläutern die Basler.

Die Lösung ermögliche hierbei die Zusammenarbeit mit allen in der Schweiz und Deutschland autorisierten Zertifizierungsstellen. Ist das Zertifikat gültig, fordert das System gemäss itsystems den Unterschreibenden auf, sein persönliches Kartenlesegerät beziehungsweise seinen USB-Token anzuschliessen. Nach der sicheren Verifizierung der Person verlangt das System den entsprechenden persönlichen Sicherheitsschlüssel (PIN), um das Dokument qualifiziert zu signieren, heisst es. Zeitgleich mit der Signatur werde ein ebenfalls auf dem Server hinterlegtes «grafisches Erscheinungsbild» eingefügt - somit sei die Unterschrift auf dem unterzeichneten Dokument zu sehen. Das signierte Dokument wird nun automatisch in eine zuvor definierte Dokumentenbibliothek transferiert, so itsystems.

In manchen Fällen müssen Dokumente von mehreren Zuständigen abgezeichnet werden. Dies ist von Anwendervorgaben oder rechtlichen Anforderungen abhängig. Hierbei bleibt das Dokument so lange auf dem SignaturServer, bis alle benötigten Unterschriften eingefügt wurden, erklären die Basler. Erst danach werde es wieder auf SharePoint exportiert. Zur Unterstützung der Langzeitarchivierung werden zudem alle Dokumente itsystems zufolge bei der erstmaligen Übergabe an den SignaturServer automatisch mit «PDF/A Live!» in das PDF/A-Format konvertiert, heisst es.