Kollaborative Geschäftsverwaltung in Zug

Aus der Vision einer gemeinsamen Plattform für unstrukturierte Daten entstand bei der Stadt Zug eine völlig neuartige Geschäftsverwaltung (Gever), in der die Zusammenarbeit im Fokus steht.

Patrick Püntener leitet den Verkauf bei itsystems.
Daniel Truttmann ist IT-Leiter bei der Stadtverwaltung Zug.

Viele sagen, die Sonne gehe nirgends schöner unter als über dem Zugersee. Die Stadt Zug zählt mit ihrer Nähe zu Zürich und interessanten steuerlichen Aussichten in der Tat zu den attraktivsten Städten der Schweiz. Die Politik und die Stadtverwaltung spielen eine wichtige Rolle in der Entwicklung der Stadt als Wirtschaftsstandort. Im Stadtrat und Grossen Gemeinderat werden bedeutende Geschäfte behandelt, in denen Entscheide eine weitreichende Wirkung haben. Zeit und Effizienz werden zu immer wichtigeren Faktoren. Dabei stellt nicht die Menge allein das Hauptproblem dar, sondern der grosse Aufwand, den die Geschäfte in der Verwaltung verursachen.

Ein weiter Weg mit Medienbrüchen

Bis ein Geschäft nämlich im Stadtrat behandelt werden kann, durchläuft es verschiedene Stadien. Vom Mitarbeitenden zum Abteilungsleiter weiter zum Departement, in dem das Geschäft ausgearbeitet wird, über die Kanzlei in den Stadtrat und in den Grossen Gemeinderat, die über das Geschäft beraten. Bis schliesslich der Entscheid auf der städtischen Website veröffentlich werden kann, ist der Weg von vielen manuellen Arbeitsschritten und Medienbrüchen gekennzeichnet. Informationen mussten bisher in unterschiedlichen Systemen mehrmals erfasst werden, was zu Redundanzen und unterschiedlichen Informationsständen bei den Beteiligten führte.

Es bestand der Bedarf an einer neuen Lösung, die in der Lage war, sowohl das in den Geschäftsdokumenten enthaltene Wissen besser zugänglich zu machen, als auch die Geschäftsverwaltung in ihren Abläufen effizienter und flexibler zu gestalten. Dazu kam die Vision, nicht eine Insellösung für die Stadtratsgeschäfte zu realisieren, sondern den Grundstein für eine Plattform zu legen, die auch für andere Geschäfte in der Stadtverwaltung, ja sogar zur generellen Verwaltung von Informationen in Dossiers und anderen Fall-basierten Anwendungen genutzt werden konnte. Es sollte ein standardisierter moderner Collaboration-Dienst werden, den die Informatik den Departementen zentral anbieten würde. Daniel Truttmann, IT Leiter der Stadt Zug erläutert: „Wir waren der Meinung, dass aus der Verbindung unterschiedlicher Informationen auf einer gemeinsamen Plattform ein grosser Nutzen entstehen würde, der viel zur Effizienzsteigerung in den Abläufen beiträgt.“

Stammdaten als Fundament

Gesucht war nun eine Informationsplattform, auf der die verschiedenen Gärtchen der Stadtverwaltung so abgebildet werden können, dass ein grosser, gemeinsamer Park entsteht, in dem die Zusammenhänge besser sichtbar werden. Zwar arbeitet jedes Departement für sich, doch geht es ja um eine gemeinsame Sache. Und es sind immer wieder die gleichen Kriterien, die in der Geschäfts- respektive Informationsverwaltung einer Stadt wichtig sind: Bürger, Firmen, Gebäude, Strassen, die öffentlichen Einrichtungen, die Finanzen, die Organisation der Stadtverwaltung selber. Schnell wurde klar, dass diese Stammdaten die Grundpfeiler sein mussten, auf denen die neue Plattform gebaut wird.

Bei der Evaluation wurden in erster Linie bekannte, seit langem auf dem Markt erhältliche Gever-Produkte unter die Lupe genommen. Es stellte sich heraus, dass alle diese Lösungen nicht den richtigen Ansatz verfolgten, um später zu der gewünschten breiten Informationsplattform ausgebaut werden zu können. Zwar boten die Produkte Funktionen zur Verwaltung einzelner Geschäfte im Überfluss, doch hatten alle ein grundlegendes Problem: die Dokumente, die zu den Geschäften abgelegt werden, wären von der Applikation „annektiert“ worden und hätten nicht mehr zusammen mit anderen Dokumenten verwaltet werden können. Daniel Truttmann bestätigt: „Die klassischen Produkte hätten nur zum alleinigen Zweck der Geschäftsverwaltung eingesetzt werden können, womit die Stadtratsgeschäfte auch mit der neuen Lösung eine Insel geblieben wären.“ Die Vision einer organisationsweiten Informationsplattform wäre geplatzt.