Die Zukunft des DMS

Unternehmen investieren derzeit in erster Linie in die Optimierung der Geschäftsprozesse. Bei der Installation eines DMS sollte auch die Prozessoptimierung ein Argument sein. Mit Blick auf künftige DMS-Technologien wird dieses Argument noch stärker, sagen Experten.

ELO-Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach

Die Investitionsbereitschaft der Unternehmen ist aktuell im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung am grössten. Jede vierte Firma plane, dafür Geld in die Hand zu nehmen, berichtete ELO-Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach am Fachkongress seines Unternehmens in Baden. In Effizienzsteigerungsmassnahmen würden derzeit 19 Prozent investieren, in Kosteneinsparung nur 15 Prozent. Web-2.0-Technologien und Cloud-Computing stünden im laufenden Jahr in keiner Firma auf der Anschaffungsliste, zitierte Moosbach die Ergebnisse einer Umfrage des DMS-Anbieters ELO weiter.

Prozessoptimierung per DMS
Laut Prof. Knut Hinkelmann, Wirtschaftsinformatiker an der Fachhochschule Nordwestschweiz, ist der Hauptgrund für die Einführung von DMS (Dokumenten Management System) häufig die Informationslogistik. Käufer sehen DMS in erster Linie aus der Sicht der Dokumente. Dabei lägen die Vorteile auf der Hand, erläuterte Hinkelmann: leichte Auffindbarkeit, schneller Zugriff, vermeiden von Mehrfachablage, Versionsverwaltung, Dokumentenbearbeitung im Team, Protokollieren von Änderungen, steuern von Zugriffsberechtigungen, Gewährleisten gesetzlicher Archivierungsvorschriften.

Die DMS-Einführung sei aber gleichsam aus Sicht der Geschäftsprozesse zu betrachten, forderte der Wirtschaftsinformatiker. Bei der Implementierung müsse das Pferd aber von hinten aufgezäumt werden: Ausgehend vom fertigen Produkt – zum Beispiel eines Versicherungsvertrages – sollen IT und Fachabteilung alle notwendigen Prozesse und Anforderungen an Dokumente definieren – wie etwa Prüfung durch die Rechtsabteilung, das Formulardesign und die Auswertung der Marktforschung als Ausgangspunkt.

DMS-Experte Prof. Knut Hinkelmann

DMS als semantisches Netz
Die Schwäche heutiger DMS sieht Hinkelmann die Zentriertheit auf Dokumente, nicht auf Inhalte. Oftmals verwendete Metadaten seien lediglich ein Vehikel, um diesen Mangel teilweise zu beheben, weil sie zum Beispiel keine Synonyme zuliessen. Abfragen mithilfe von Platzhaltern seien häufig nicht praktikabel, da zu viele irrelevante Informationen gefunden würden.

Hersteller von DMS und ECM (Enterprise Content Management) arbeiteten derzeit an der Implementierung von semantischen Technologien in ihre Produkte. Diese erlaubten es Beziehungen zwischen den Inhalten explizit zu machen, erklärte Hinkelmann. Für Angestellte eines Versicherungskonzerns seien mithilfe von semantischen Technologien dann das Arbeiten mit jeder beliebigen Angabe in folgender Kette möglich: ein Versicherungsfall hat zum Beispiel eine Ursache, eine Ursache kann ein Brand sein, ein Brand ist Synonym von Feuer, das Feuer lodert immer an einem Ort, der Ort gehört zu einer Gemeinde, die Gemeinde liegt in einem Kanton. In heutigen DMS sind dagegen nur Metadaten wie Lausanne und Brand verzeichnet, die eine Abfrage mit den Stichwörtern «Feuer» und «Waadt» nicht findet.

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