Der perfekte Messebesuch

Die Orbit hat ihre Türen geöffnet. Mit diesen Tipps von Computerworld holen Sie trotz engem Terminplan das Optimum aus Ihrem Messebesuch heraus.

Geballte Kompetenz: die Messehallen der Orbit in Zürich

Die Schweizer IT- und Kommunikationstechnologiebranche trifft sich zwischen dem 12. und 15. Mai 2009 im Zürcher Messezentrum. An diesen vier Tagen zeigen ca. 260 Schweizer sowie internationale Unternehmen ihre Produktinnovationen und laden zu Fachgesprächen ein. So bereiten Sie sich auf Ihre Messetour vor.

Perfekte Planung

Wenngleich auf Messen heute keine Feuerwerke der Produktnovitäten mehr abgebrannt werden, sind die meisten Leistungsshows doch einen Besuch wert. Nirgendwo sonst kommt der Fachmann und Besucher so leicht mit allen wichtigen Ansprechpartnern in Kontakt. Wo welche Person oder Firma zu finden ist, steht vorher fest: Dem Ausstellerverzeichnis und dem Hallenplan entnehmen Besucher sämtliche Informationen. Das ist der erste Schritt bei der Messevorbereitung.

Noch bevor ein Gesprächstermin vereinbart wurde, planen Sie eine optimale Marschroute durch die Messehallen. Entlang des Wegs markieren Sie potenziell interessante Aussteller – eventuell farbig nach Wichtigkeit. Erst jetzt ist Zeit für den zweiten Schritt: das Vereinbaren von Gesprächsterminen. So verhindern Sie, dass Sie zwischen den Terminen kreuz und quer durch die Hallen eilen müssen und dabei andere Gesprächspartner vor den Kopf stossen, weil Sie nicht einmal Zeit für Smalltalk haben. Sie halten Ihre vereinbarten Termine mit Leichtigkeit ein und erweisen sich damit als zuverlässiger Kontakt.

Während der Vorbereitung des Messebesuchs sollten zwei weitere Aspekte mit einkalkuliert werden: die Anreise und Pausen. Während es zur Zürcher Orbit kein Problem sein dürfte, am Morgen an- und am Abend abzureisen sowie notfalls ein Hotelzimmer zu buchen, müssen Besuche internationaler Messen gut geplant werden. Zum Beispiel sind Hotels während der CeBIT in Hannover oftmals Jahre im Voraus ausgebucht. Dann muss auf Quartiere in der Umgebung oder verkehrsgünstig angeschlossene Orte ausgewichen werden – im Fall von Hannover etwa Hamburg oder Göttingen. Positiver Nebeneffekt ist, dass der Messebesuch während der Kurzreisen etwa im Zug noch vor- und nachbereitet werden kann. Die Kosten für Bahnfahrten gleichen tiefere Zimmerpreise häufig wieder aus.

Pausen als feste Termine

Auch wenn die Entfernungen in der Schweiz kürzer sind: Für einen Orbit-Besucher aus Genf oder Lausanne kann sich ein Hotelzimmer in Zürich durchaus lohnen. Nur wer höchst konzentriert ist, kann einen vollen Terminkalender abarbeiten und ist auch um 16:00 Uhr noch fähig, Vertragsverhandlungen zugunsten seines Arbeitgebers abzuschliessen. Zu solchen Höchstleistungen ist ein Reisender, der den ersten Zug aus Genf um 04:56 Uhr nimmt, oftmals nicht mehr fähig.

Insbesondere vor wichtigen Gesprächen sollten feste Pausen auf dem Messeterminplan stehen – auch nach einem üppigen Geschäftsessen. Das Mittagessen nehmen Sie nach Möglichkeit nicht in einem überfüllten Messeimbiss ein, sondern in einem Restaurant neben dem Messegelände. Prüfen Sie jedoch zuvor, ob Ihr Ticket den Wiedereintritt in die Messehallen erlaubt.

Leichtes Messegepäck

Messestand: Informationen aus erster Hand

Damit Sie die Messe nicht nur erholt betreten, sondern sie auch einigermassen bei Kräften wieder verlassen, beladen Sie sich nicht mit unnötigem Gepäck. Ein Unternehmensvertreter, der nichts selbst präsentieren muss, kann sein Notebook am Arbeitsplatz stehen lassen. Wenn unvorhergesehen doch eine Präsentation notwendig wird, genügt eine Datei auf dem USB-Stick. Oftmals bietet es sich an, Dokumente nicht nur in einem Format vorzuhalten. Jedoch müssen Sie wegen etwaiger Inkompatibilitäten anderer Dateiformate alle Daten nach dem Konvertieren prüfen. Eine Hochglanzpräsentation verpufft, wenn Bilder den Text überdecken oder Firmenlogos in falschen Farben abgebildet werden.

Ein USB-Stick ist zwar praktisch, weil er klein, leicht und überall anschliessbar ist, geht aber auch schnell mal verloren oder wird gestohlen. Für diesen Fall ist Vorsicht besser als Nachsicht, insbesondere, wenn sensible Unternehmensdaten auf dem Stick gespeichert sind. Deshalb sollte der Zugriff – und auch jede einzelne Datei – vor unbefugten Augen geschützt werden, etwa mit einem Kennwort oder einer Verschlüsselung.

Neben dem präparierten und selbstredend virenfreien USB-Stick gehören lediglich Visitenkarten, ein neutraler oder firmeneigener Notizblock und ebensolche Stifte in das Messegepäck. Optional ist ein Diktiergerät, das den Blickkontakt mit dem Gesprächspartner erlaubt. Informieren Sie Ihren Gesprächspartner aber unbedingt über die Aufzeichnung, keiner will heim-
lich aufgenommen werden.

Das effiziente Messegespräch

Neben den Werkzeugen gehört natürlich auch die inhaltliche Vorbereitung zum perfekten Messebesuch. Das ist unproblematisch, wenn Sie Ihren Gesprächspartner kennen und mit ihm konkrete Themen besprechen wollen. Schwieriger wird es, wenn Sie auf einen unbekannten Aussteller zugehen: Dann gehört ein Fragenkatalog in Ihr Gepäck, der nicht zu dick, aber auch nicht zu dünn ist. Der Gesprächspartner hat genau wie Sie nicht stundenlang Zeit für einen einzelnen Besucher, Sie müssen aber zumindest die grundsätzlichen Fragen klären können.

In einem Gespräch von 10 bis 15 Minuten Länge lässt sich das erledigen. Suchen Sie für bestimmte, spezifische Fragestellungen einen Experten, prüfen Sie das Programm der parallel stattfindenden Podiumsdiskussionen und Vortragsreihen. Die Spezialisten sind häufig nicht am Messestand, sondern nur in den Seminaren zu finden.

Mit etwas Glück finden Sie aber auch am Stand den perfekten Ansprechpartner. Laut Barbara Harbecke, Spezialistin für Messeprojektmanagement, verhält sich der ideale Standmitarbeiter folgendermassen:

- Er geht auf den Besucher zu und stellt sich und sein Unternehmen kurz vor. Anschliessend erklärt er, warum seine Firma auf der Messe vertreten ist.
- Anschliessend wird der Interessent nach seinem Unternehmen, seiner Position und den Erwartungen an das Gespräch befragt.
- Der Standmitarbeiter beantwortet alle Fragen umfassend, aber in der gebotenen Kürze. Der Profi weiss, dass jeder Messebesucher noch weitere Termine hat.
- Zum Abschluss hat der Besucher noch Zeit, Termine für weiterführende Gespräche oder etwaige konkrete Angebote zu notieren.

Um nach der Messe auf die Gesprächseinladungen oder sogar Offerten zurückkommen zu können, lassen Sie sich ruhig etwas Informationsmaterial geben – womöglich auf dem mitgebrachten USB-Stick. Haben Aussteller nur gedruckte Broschüren zur Hand, gibt es oftmals auch eine Tragetasche dazu. Am einfachsten ist, Sie lassen sich weitere Informationen von Ihrem Gesprächspartner nach der Messe zusenden.